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Recebimento de notas fiscais de material para construtoras

O Arx NF vincula cada nota ao pedido de compra, registra a conferência feita na obra e lança a nota no Sienge. A nota só segue para o financeiro depois da conferência.

Notas de materialIntegração com o Sienge

Falar sobre o Arx NFComo funciona

Como o recebimento funciona sem o Arx NF

A nota fiscal chega ao ERP sem vínculo com o pedido e com a obra. Na obra, o almoxarife carimba a nota em papel e a digitaliza. No dia seguinte, o setor fiscal digita no ERP o vínculo de cada item, unidade, vencimento, impostos e boleto.

Enquanto isso, a confirmação de que a nota pode ser paga depende de telefonemas e planilhas. Os riscos são:

  • pagar material que não foi entregue;
  • pagar preço acima do negociado;
  • lançar o custo na obra errada;
  • atrasar um pagamento correto por falta de informação sobre onde a nota está.

Como funciona

Telas com dados de demonstração.

  1. Recebimento e vínculo ao pedido

    O Arx NF busca as notas no Sienge ou recebe a chave de acesso digitada na obra. Em seguida sugere o pedido correspondente: primeiro pelo número informado na nota, depois por insumo e quantidade. Cada sugestão mostra o motivo. Quando há mais de um pedido possível, o comprador escolhe.

    Painel de uma entrega no Arx NF, no computador: a nota 6331, as etapas de Chegou a Paga com a conferência em andamento e o quadro O que o Arx encontrou, com a referência ao pedido 123/26 na nota e o saldo disponível. Dados de demonstração.
    Painel da entrega: o pedido sugerido e o motivo da sugestão.
    Tela do Arx NF no celular: a nota lida pela chave de acesso, o aviso de que ela ainda não chegou ao Sienge e o pedido provável, com os botões É o pedido 4590 e Não encontrei o pedido. Dados de demonstração.
    Chegada na obra: a nota lida pela chave e o pedido provável para confirmar.

  2. Conferência na obra

    O almoxarife confirma o recebimento ou registra a divergência (falta, avaria ou recusa), com foto ou documento. Cada divergência gera uma tarefa para o responsável: o comprador trata preço e quantidade; a engenharia trata unidades de medida.

    Tela do Arx NF no celular: a conferência da nota 6331, com o pedido sugerido e o motivo, e os botões Dar o OK: chegou tudo e Registrar exceção. Dados de demonstração.
    Conferência no celular: dar o OK ou registrar uma exceção.
    Painel de uma nota com divergência no Arx NF: o registro do almoxarife com data e hora (5.800 de 6.000 unidades, quebra na descarga) e a decisão de quantidade atribuída ao comprador, com as opções de providência. Dados de demonstração.
    Divergência de quantidade: o registro da obra e a decisão com o comprador.

  3. Lançamento no Sienge

    Com a conferência concluída, o Arx NF lança a nota no Sienge pela API pública e verifica se ela já existe para não duplicar. Os campos que a API não aceita aparecem numa lista para o fiscal completar. Depois, o Arx NF acompanha a nota até o título ficar pronto para pagamento no ERP.

    Cadeia financeira de uma nota no Arx NF: o lançamento no Sienge, o título, o valor pago e as duas parcelas, uma paga e outra pronta para pagamento no Sienge. Dados de demonstração.
    Cadeia financeira: lançamento no Sienge, título e parcelas.
Etapas do fluxo do Arx NF:
  1. Nota recebida
  2. Pedido sugerido
  3. Conferência na obra
    • Divergência tratada
    • Conferência concluída
  4. Nota lançada no Sienge
    • Título gerado
    • Pronta para pagamento

Quem usa

  • Almoxarife.

    Confirma o recebimento na obra. Não precisa digitar a nota nem ter licença do ERP.

  • Comprador.

    Recebe as divergências com a nota, o pedido e o que foi entregue.

  • Fiscal.

    Não redigita a nota. Completa no ERP apenas os campos que a integração não envia e, se a construtora exigir, dá a aprovação final.

  • Engenharia.

    Recebe aviso quando a unidade da nota não tem conversão cadastrada.

  • Financeiro.

    Consulta a situação de cada nota e registra bloqueios com motivo.

  • Diretoria.

    Consulta o histórico de cada nota: quem conferiu, quem aprovou e com quais documentos.

O que muda na rotina

  • A nota chega ao Sienge vinculada ao pedido, sem redigitação.
  • Divergências são tratadas antes do pagamento, com responsável e motivo registrados.
  • A situação de cada nota pode ser consultada: onde está, o que falta e quem precisa agir.
  • A conferência digital substitui o carimbo em papel e registra autor e horário.
  • O Sienge continua sendo o sistema de registro.
Histórico de uma entrega no Arx NF: cada passo com data, hora e autor, da criação da entrega pela leitura do Sienge ao OK do almoxarife, ao OK fiscal e ao lançamento no Sienge. Dados de demonstração.
Histórico da entrega: cada passo com data, hora e autor.

O que o Arx NF não faz

  • Não faz pagamentos.

    O pagamento é feito pelo ERP.

  • Não cria nem altera pedidos.

    Os pedidos são criados no ERP; o Arx NF apenas os consulta.

  • Não libera a nota sem conferência.

    A nota só avança depois da confirmação de quem recebeu o material.

  • Não substitui o Sienge.

    Pedido, saldo, título e parcelas continuam no ERP.

  • Atende notas de material.

    Notas de serviço ainda não fazem parte do escopo.

Contato

Para ver o Arx NF funcionando, envie um e-mail. A demonstração pode usar um caso real de recebimento da sua construtora.

arxtechsolucoes@gmail.com

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